EDITADA INSTRUÇÃO NORMATIVA PARA REGULAR VOTO À DISTÂNCIA EM SOCIEDADES ANÔNIMAS

O Departamento de Registro Empresarial e Integração (“DREI”) editou a Instrução Normativa DREI nº 79, de 14 de abril de 2020 (“IN nº 79/20”), para regulamentar a participação e a votação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
Nos termos do artigo 1º, a IN nº 79/20, as reuniões e assembleias poderão ser semipresenciais ou digitais. No primeiro caso, a participação no conclave poderá ser presencialmente ou à distância. No segundo caso, todos deverão participar à distância. Em ambos os casos, o voto à distância poderá ser feito por meio de envio de boletim de voto à distância ou mediante atuação remota por meio de sistema eletrônico. Os conclaves realizados digitalmente serão considerados como realizados na sede da sociedade para todos os efeitos legais.
Note-se que a possibilidade de realizar conclaves à distância não exime as sociedades de observar todos os demais dispositivos legais, estatutários e contratuais aplicáveis. De fato, as regras referentes à convocação, aos quóruns, à publicidade e as demais previstas em lei, estatuto social ou contrato social deverão ser estritamente observadas para que se evitem nulidades e outros problemas legais que possam eventualmente emergir.
A disponibilização prévia de documentos aos acionistas, sócios e associados deverá seguir os dispositivos legais aplicáveis, mas deverá ser realizada por meio digital seguro que garanta acesso e permita a manutenção da confidencialidade. Ademais, o ato de convocação deverá conter destaque a respeito de o conclave ser realizado na forma semipresencial ou digital, incluindo-se detalhes sobre a maneira de participação. Caso eventual anúncio de convocação seja realizado de forma resumida, deverá ser indicado endereço eletrônico na Internet onde as informações completas serão disponibilizadas.
A sociedade deverá adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas, sócios ou associados possam participar normalmente e votar à distância. Não obstante, caso acionistas, sócios ou associados estejam impossibilitados de participar adequadamente do conclave por falhas decorrentes de seus dispositivos eletrônicos ou conexões, a sociedade não poderá ser responsabilizada.
A convocação deverá especificar quais documentos serão necessários para que os acionistas, sócios ou associados, ou seus representantes legais, participem do conclave. Ademais, poderá ser determinado que os acionistas, sócios ou associados enviem previamente os documentos especificados na convocação, devendo ser admitido o protocolo por meio eletrônico. Note-se que o parágrafo 2º do artigo 3º permite que os documentos sejam enviados até 30 minutos do início do conclave.
Caso seja necessário, terceiros poderão ser contratados para administrar o processamento de informações durante o conclave, apesar de a sociedade permanecer responsável pelo pleno cumprimento das regras da IN nº 79/20. A este respeito, a sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia, bem como a gravação integral do conclave, pelo prazo prescricional da ação de anulação.
Será considerado presente ao conclave o acionista, o sócio ou o associado (i) que compareça presencialmente (inclusive por meio de alguém que o represente); (ii) cujo boletim de voto à distância tenha sido considerado válido pela sociedade: ou (iii) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto à distância disponibilizado pela sociedade.
Por fim, os livros societários aplicáveis e as atas dos conclaves semipresenciais ou digitais poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos quais acionistas, sócios ou associados estiveram presentes.

Logo Godke Advogados.jpg

São Paulo - Brasil

Brasília - Brasil

Natal - Brasil

Curitiba - Brasil

Aventura - Flórida

Lisboa - Portugal

© Copyright Godke Advogados - All rights reserved.